Sabemos que ficar em quarentena causa um grande impacto em nossa rotina. Mas é possível se manter ativo e produtivo durante este período.
Agora que você entendeu o que é a gestão do tempo e quais são as suas vantagens para o seu dia a dia dentro do que apresentamos durante essa semana, vamos te mostrar como colocá-la em prática. Você só precisa ter disciplina e se organizar para conseguir encaixar todas as suas atividades.
Os principais temas presentes na literatura com foco no aumento da produtividade por meio da gestão do tempo incluem os seguintes tópicos que selecionamos para vocês:
Mude seus hábitos
O processo de organização e planejamento das tarefas induz o comportamento para a melhor ocupação do tempo.
Vista-se para trabalhar, mas do seu jeito.
O ato de se trocar, como se fosse para o escritório, ajuda a entrar no “modo trabalho” e aumenta a concentração. Tente se você se considera uma pessoa procrastinadora ou distraída.
E você vai entender como virar essa chave importa até para a saúde mental. Precisamos criar um espaço multi, que proporcione concentração, mas também relaxamento e prazer.
Estabeleça prioridades
Prioridades devem ser definidas com critérios que sejam aderentes às aspirações de cada pessoa.
É importante neste momento ter consciência das implicações de cada decisão.
Uma maneira fácil de fazer isso é classificando as atividades em três categorias: alta, média e baixa prioridade.
Planeje as atividades
Planejar todas as atividades que você precisa executar para empresa e na vida pessoal é muito importante para a gestão de tempo. Dessa maneira, você conseguirá enxergar de forma clara tudo que tem para ser feito, delegar tarefas e até entender o que precisa ser desenvolvido com mais urgência. Sendo você o gestor ou funcionário.
Mas esse planejamento precisa ser feito de forma constante! Ao longo do tempo, as tarefas vão mudando, algumas saem do escopo, outras entram e a estruturação das atividades é alterada. Por isso, é importante que você defina uma periodicidade para que esse planejamento seja feito e analisado, ainda mais nesse cenário de incertezas.
Além disso, com o planejamento pronto você consegue criar um cronograma das suas atividades, conseguindo se organizar e otimizar seu tempo. Estruture o seu dia para o sucesso, maximize a eficácia do seu tempo em casa estruturando-o de maneira diferente de um dia de trabalho típico.
Mantenha horários fixos para acordar, tomar café, iniciar a jornada de trabalho, pausa para almoço e assim por diante.
Fuja da procrastinação
Esse hábito provoca o aumento da ineficiência e da baixa qualidade da execução.
A antecipação das tarefas permite a melhor tomada de decisão, promove o aumento da produtividade e também escolhas mais conscientes.
Estabelecer horário de trabalho. Pode parecer bobagem, mas se você deseja ter um dia de trabalho focado, finja que não está trabalhando em casa.
Elimine os “ladrões de tempo”
Distrações, interrupções, perda de foco, reuniões virtuais sem pauta e detalhamento excessivo na execução são alguns exemplos de “ladrões de tempo”também.
Essas tarefas que drenam a produtividade podem ser definidas como elementos que nos desviam dos objetivos principais.
Planejamento e revisão semanal (faça uma agenda)
A vantagem disso é que, ao mesmo tempo que objetivos diários são mais fáceis de alcançar, eles também nos ajudam a atingir metas maiores no longo prazo.
Além de planejar, rever o seu dia/semana também é muito importante. Anote todas as tarefas que realizou e também as que não foram concluídas devido à falta de tempo ou qualquer outro motivo.
Praticar esse exercício diariamente ajuda a avaliar sua rotina diária e planejar estrategicamente o dia seguinte, tomando decisões assertivas.
Como economizar tempo?
Se você está sempre fazendo malabarismo para cumprir demandas e prazos, pode se beneficiar de um software ou aplicativo para ajudar a gerenciar melhor o tempo, procure algum que funcione para você.
Um dia tem sempre 24 horas, 60 minutos fazem uma hora, há 60 segundos em um minuto; isso nunca muda.
O que você pode fazer é controlar onde e como gasta o seu tempo e tomar medidas para reduzir ou eliminar os desperdícios.
Selecionamos para você três métodos de gestão de tempo eficazes para aproveitar ao máximo o tempo disponível e aumentar sua produtividade:
Método GTD
Getting Things Done (GTD) ou, em tradução livre, “Fazer Acontecer”, é um método desenvolvido por David Allen e discutido em seu livro de 2001, que recebeu o mesmo título.
A técnica consiste em cinco etapas que permitem entender suas atividades e transformá-las em uma lista de tarefas simples:
- Recolher: anotar todas as tarefas que vêm à mente
- Esclarecer: determinar se a tarefa é viável e se ela possui etapas concretas que você pode definir e seguir adiante
- Organizar: inserir essa atividade a um calendário ou a uma lista de tarefas
- Refletir: Revise suas tarefas: Qual é o próximo passo para a tarefa? Você realmente precisa finalizá-la esta semana?
- Fazer: por fim, basta começar a trabalhar. Ao contrário de outras dicas, que aconselham realizar as tarefas difíceis ou desagradáveis primeiro, o GTD sugere que você procure completar os afazeres de acordo com o contexto.
Uma das vantagens dessa metodologia é que você pode começar onde quer que esteja, mesmo se houver uma lista enorme de atividades em atraso.
Só é preciso escolher qualquer dessas atividades dentro da sua importância e aplicá-lo.
Método Pomodoro
A técnica Pomodoro é um método para melhorar o gerenciamento do tempo gasto em uma atividade. Foi desenvolvido por Francesco Cirillo no final dos anos 80.
A inspiração para o nome veio do timer de cozinha em forma de pomodoro (tomate, em italiano), que ele usava para medir seu próprio progresso.
O método envolve a divisão do trabalho em intervalos cronometrados de 25 minutos, separados por intervalos mais curtos de 5 minutos de descanso.
Concentre-se completamente no seu trabalho durante esse tempo. Após 4 ciclos de 25 minutos trabalhados e 5 minutos de intervalo, faça uma pausa maior de 20 minutos se distraindo com outras atividades, seja música, um telefonema, responder um e-mail, se alongar…
Então, repita o processo até terminar o projeto ou o seu dia de trabalho.
O tempo de trabalho fixo fornece mais chances de se concentrar e as pausas regulares ajudam a eliminar o desgaste e melhorar o desempenho.
Método Kanban
É uma técnica de gestão do tempo que oferece uma representação visual clara de todo o trabalho a ser executado e ajuda você a acompanhar e controlar o progresso dos seus projetos.
A técnica foi desenvolvida na década de 40, no Japão, por Taiichi Ohno. Ele a inventou para que pudesse ser aplicada na Toyota Automotive, com objetivo de aumentar a produtividade da empresa na fabricação de automóveis.
O processo é simples. Você pode usar um software próprio, um quadro branco e notas adesivas ou até mesmo uma caneta e papel.
O primeiro passo é determinar o número de estágios em seu projeto ou tarefa, criar as colunas e ir movendo as tarefas por elas de acordo com o andamento da atividade.
Você pode criar quatro colunas da seguinte forma:
- Demandas: a partir de um brainstorming, você define todas as tarefas que precisa completar. Em seguida, decide quais delas devem ser movidas para a coluna “Para fazer” e quais tarefas podem aguardar.
- Para fazer: estas são as tarefas em que você vai trabalhar
- Em andamento: tarefas em que você está trabalhando atualmente
- Concluído: tarefas finalizadas.
O interessante é que você pode dividir o projeto em tarefas pequenas e gerenciáveis e acompanhar o progresso de maneira visual.
Softwares para gerenciar melhor o tempo
Para cumprir demandas e prazos, você pode se beneficiar de um software ou aplicativo para ajudar a gerenciar melhor o tempo.
Existe grande variedade desses programas como o Trello, Todoist, PomoDoneApp,Toggl e RescueTime.
A sugestão da SENSE é que você pesquise, experimente algumas opções e escolha o mais adequado às suas necessidades e perfil.
A maioria desses softwares permite visualizar as tarefas do projeto em um painel (dashboard), facilitando a organização de tarefas diárias curtas e rápidas verificando quais precisam ser feitas, quais estão em andamento e quais já foram concluídas.
Existem também softwares que vão além, oferecendo serviços como relatórios de produtividade, calendários online com a possibilidade de agendar reuniões, criar eventos e definir lembretes.
Crie incentivos
Comemore o sucesso alcançado, permita-se momentos de descontração e celebre cada objetivo alcançado.
Nosso cérebro necessita de recompensas para a consolidação de mudanças. Recarregar suas energias e oxigenar o pensamento. Assim, aquela tarefa complicadíssima pode ser mais simples do que você imagina.
Faça uma avaliação dos seus comportamentos, teste várias formas até encontrar seu estilo e sua forma de organização e gestão do tempo para que tenha mais produtividade. Cada ser é único e a mesma regra não se encaixa para todos.
Observe onde está falhando mais, mas poderia te ajudar a superar os desafios pessoais e profissionais que vem enfrentando nessa quarentena, seja um aprendiz flexível e acredite que pode se adaptar, porque aí, sim, vai fazer a experimentação utilizando de várias estratégias até encontrar a que funciona para você e superar as dificuldades que precedem a adaptação.
Por isso, antes de colocar em prática qualquer técnica de produtividade reflita: o que é produtividade para você? Qual o seu conceito de produtividade?
E essa resposta implica em várias nuances pessoais, objetivos claros, mudanças conforme o cenário, e o que é importante para você. O que engloba também o descanso, pausa e respeito pelos altos e baixos em tempos difíceis.
Organização e disciplina são para nos trazer uma maior satisfação com a vida e mais liberdade.
Abraços e até a próxima!
